La più frequente reazione dei partecipanti ai meeting da me convocati (sono un Formatore, quindi ne convoco parecchi) è la seguente: “Nooooo, un altro!”.
In effetti li capisco: per molte persone il lavoro si è trasformato in gran parte in un susseguirsi ininterrotto di meeting, che lascia poco spazio al lavoro individuale o, più frequentemente, sposta il lavoro individuale verso la sera, la notte o l’alba, secondo i ritmi circadiani personali.
Ma capisco anche chi organizza i meeting: il lavoro di ciascuno è sempre più interconnesso a quello degli altri, è impossibile raggiungere buoni risultati se non si lavora in stretto e continuo coordinamento con i collaboratori e con i colleghi.
Strette tra i due fuochi della presenza ai meeting e delle mille altre cose da fare, ecco come vedo destreggiarsi le persone:
· partecipo con metà cervello, l’altra metà risponde alle mail, scrive report, partecipa simultaneamente ad un altro meeting (giuro, l’ho visto!);
· sono presente solo con la mia forma fisica, la mia mente è assolutamente altrove per preservare le energie necessarie alle ore extra che mi attendono;
· se sono in videocall sono presente solo con il mio nome e lo schermo nero, in realtà sto facendo tutt’altro;
· arrivo in ritardo, vado via prima, mi assento per una parte del meeting;
· mando qualcun altro al mio posto, ma senza avere avuto modo di informare lui né gli altri del senso della sua presenza;
· non mi presento pur avendo confermato la mia partecipazione, scusandomi a posteriori;
· chiedo di spostare il meeting in uno slot in cui di solito nessun altro è disponibile;
· mi do per malato per un paio di settimane, in cui in realtà lavorerò a tutto ciò che sono stato costretto a rimandare per via dei troppi meeting.
Ecco qualche non umile suggerimento per fare fronte a questo dramma.
Per chi organizza i meeting:
- Durate brevi, brevissime, la metà di quanto schedulate normalmente.
- Con i partecipanti che vanno fuori tema: nessuna tolleranza, pugno di ferro senza guanto di velluto, scomuniche, anatemi, esorcismi!
- Osate innovare: se avete bisogno di 2 ore di meeting in cui metà dei partecipanti ha un reale interesse a tutti gli argomenti all’ordine del giorno e l’altra metà solo ad alcuni, differenziate le convocazioni! Mario parteciperà dalle 9 alle 11, Sandra, dalle 9.30 alle 10, Filippo dalle 10 alle 11. Ovviamente questo implica un estremo rigore nel gestire i tempi di discussione di ciascun argomento.
- Dedicate gli ultimi 5 minuti di riunione a chiedere ai partecipanti se la riunione è stata utile o no, e se no perché. Tenete conto dei loro suggerimenti nella prossima riunione.
Per chi partecipa ai meeting:
- Siate coraggiosi, siateci al 100% mente e corpo o non partecipate (naturalmente avvisate prima, però)!
- Non è che siete in parte complici dell’eccesso di meeting perché volete partecipare anche a quelli che vi riguardano solo tangenzialmente?
- O forse no, dai, siete vittime di convocazioni in meeting su cui potete dare scarso valore aggiunto. Beh, allora parlatene francamente con chi vi convoca.
- Pretendete da chi vi convoca un Agenda chiara, pretendete da voi stessi dei comportamenti che rendano il meeting un’esperienza utile per tutti.