
La più frequente reazione dei partecipanti ai meeting da me convocati (sono un Formatore, quindi ne convoco parecchi) è la seguente: “Nooooo, un altro!”.
In effetti li capisco: per molte persone il lavoro si è trasformato in gran parte in un susseguirsi ininterrotto di meeting, che lascia poco spazio al lavoro individuale o, più frequentemente, sposta il lavoro individuale verso la sera, la notte o l’alba, secondo i ritmi circadiani personali.
Ma capisco anche chi organizza i meeting: il lavoro di ciascuno è sempre più interconnesso a quello degli altri, è impossibile raggiungere buoni risultati se non si lavora in stretto e continuo coordinamento con i collaboratori e con i colleghi.
Strette tra i due fuochi della presenza ai meeting e delle mille altre cose da fare, ecco come vedo destreggiarsi le persone:
· partecipo con metà cervello, l’altra metà risponde alle mail, scrive report, partecipa simultaneamente ad un altro meeting (giuro, l’ho visto!);
· sono presente solo con la mia forma fisica, la mia mente è assolutamente altrove per preservare le energie necessarie alle ore extra che mi attendono;
· se sono in videocall sono presente solo con il mio nome e lo schermo nero, in realtà sto facendo tutt’altro;
· arrivo in ritardo, vado via prima, mi assento per una parte del meeting;
· mando qualcun altro al mio posto, ma senza avere avuto modo di informare lui né gli altri del senso della sua presenza;
· non mi presento pur avendo confermato la mia partecipazione, scusandomi a posteriori;
· chiedo di spostare il meeting in uno slot in cui di solito nessun altro è disponibile;
· mi do per malato per un paio di settimane, in cui in realtà lavorerò a tutto ciò che sono stato costretto a rimandare per via dei troppi meeting.
Ecco qualche non umile suggerimento per fare fronte a questo dramma.
Per chi organizza i meeting:
- Durate brevi, brevissime, la metà di quanto schedulate normalmente.
- Con i partecipanti che vanno fuori tema: nessuna tolleranza, pugno di ferro senza guanto di velluto, scomuniche, anatemi, esorcismi!
- Osate innovare: se avete bisogno di 2 ore di meeting in cui metà dei partecipanti ha un reale interesse a tutti gli argomenti all’ordine del giorno e l’altra metà solo ad alcuni, differenziate le convocazioni! Mario parteciperà dalle 9 alle 11, Sandra, dalle 9.30 alle 10, Filippo dalle 10 alle 11. Ovviamente questo implica un estremo rigore nel gestire i tempi di discussione di ciascun argomento.
- Dedicate gli ultimi 5 minuti di riunione a chiedere ai partecipanti se la riunione è stata utile o no, e se no perché. Tenete conto dei loro suggerimenti nella prossima riunione.
Per chi partecipa ai meeting:
- Siate coraggiosi, siateci al 100% mente e corpo o non partecipate (naturalmente avvisate prima, però)!
- Non è che siete in parte complici dell’eccesso di meeting perché volete partecipare anche a quelli che vi riguardano solo tangenzialmente?
- O forse no, dai, siete vittime di convocazioni in meeting su cui potete dare scarso valore aggiunto. Beh, allora parlatene francamente con chi vi convoca.
- Pretendete da chi vi convoca un Agenda chiara, pretendete da voi stessi dei comportamenti che rendano il meeting un’esperienza utile per tutti.
Troviamo un nome più adatto per lo scopo per cui le "Academy" aziendali sono nate.
Pensare a ciò che stiamo perdendo non è una perdita di tempo.
Selezionare il personale privilegiando l'esperienza è un atteggiamento conservativo, privilegiando la passione è un atteggiamento rischioso. E allora?